Tarjousvaiheessa toimittajan on toimitettava Liikenneviraston rautatieosastolle alustava palvelusuunnitelma, alustava turvallisuussuunnitelma sekä ympäristösuunnitelma.

Palvelusuunnitelmassa toimittaja antaa kattavan kuvauksen siitä, miten kunnossapitotyö toteutetaan. Palvelusuunnitelman sisältö on seuraava:

• valmistautumisjakson aikana tehtävät toimenpiteet
• resurssit ja organisaatio
• suunnittelu- ja ohjausjärjestelmät
• johtaminen ja laadunvarmistus
• kunnossapidon toteuttaminen
• kehittäminen

Turvallisuussuunnitelmassa toimittaja kuvaa konkreettisesti mm. turvallisuuden johtamisjärjestelmänsä tai vastaavat menettelyt, riskienhallinnan, toimintavalmiuden onnettomuus- tai poikkeustilanteissa sekä turvallisuusjärjestelmän jalkauttamisen.

Ympäristösuunnitelmassa kuvataan kuinka toimittaja on huomioinut ympäristölle asetetut vaatimukset osana normaalia kunnossapitotyötä.